Tienes Witei contratado pero lo usas como una agenda glorificada: registras inmuebles, publicas en portales y poco más. Si gestionas más de 50 propiedades y todavía persigues leads por WhatsApp manualmente, este tutorial te ahorra unas cuantas horas a la semana.
TL;DR
- Witei CRM funciona bien si configuras desde el principio el embudo, las plantillas y la integración con portales. Saltarte esto es lo que hace que la herramienta "no sirva".
- La gestión de leads se basa en tres bloques: captación automática desde portales, asignación por reglas y seguimiento con tareas recurrentes.
- Las automatizaciones (respuestas, recordatorios, notas tras visita) son la diferencia entre usar Witei al 30% o al 80%.
- Si solo lo usas para publicar inmuebles, estás pagando de más. Hay opciones más simples.
Lo que necesitas antes de empezar
- Una cuenta activa de Witei CRM (plan que incluya CRM y portales — [VERIFICAR plan mínimo necesario]).
- Tus credenciales de los portales donde publicas (Idealista, Fotocasa, Habitaclia, etc.).
- Un listado de tus comerciales y sus zonas/especialidades, si trabajas en equipo.
- Tiempo estimado: 45-60 minutos para la configuración inicial. Después son 10 minutos al día.
Paso 1 — Configura tu cuenta y los usuarios del equipo
Antes de tocar nada de leads o inmuebles, deja la base lista.
Entra en Witei y ve a Configuración → Usuarios. Da de alta a cada comercial con su email y rol (administrador, comercial, recepción). El rol determina qué puede ver y editar — si pones a todos como administradores acabarás con datos pisados.
En Configuración → Empresa, completa los datos fiscales, logo y colores corporativos. Esto es lo que aparece en los emails automáticos y los dossieres que envíes a clientes, así que merece la pena no saltárselo.
Paso 2 — Conecta los portales inmobiliarios
Aquí está la mitad del valor de Witei. Sin esto, los leads siguen llegando a tu correo personal y se pierden.
Ve a Configuración → Portales (o Multidifusión, según versión [VERIFICAR nombre exacto del menú]). Activa cada portal con tus credenciales. Witei publicará los inmuebles automáticamente y, más importante, recibirá los leads de cada portal directamente en el CRM.
Comprueba que los leads entran correctamente publicando un inmueble de prueba y enviándote un mensaje desde el propio portal. Si el lead no aparece en Witei en menos de 15 minutos, revisa la conexión.
Paso 3 — Define tu embudo de venta
Ve a CRM → Configuración del embudo. Witei trae fases por defecto, pero te interesa adaptarlas a cómo trabajas tú.
Un embudo realista para una inmobiliaria de captación + venta:
- Lead nuevo (sin contactar)
- Contactado / cualificando
- Visita programada
- Visita realizada
- Negociación / oferta
- Reservado
- Cerrado (ganado / perdido)
Menos fases = más fácil de mantener. Si pones 12 fases, nadie las actualizará.
Paso 4 — Crea plantillas de email y WhatsApp
Tu equipo escribe los mismos cinco mensajes cada día. Automatízalos.
En Configuración → Plantillas, crea como mínimo:
- Primer contacto tras lead de portal (responde en menos de 5 minutos al lead).
- Confirmación de visita (con dirección, hora y teléfono del comercial).
- Seguimiento post-visita (24-48h después).
- Reactivación de lead frío (15-30 días sin respuesta).
Usa los campos dinámicos de Witei ({nombre}, {inmueble}, {comercial}) para que los mensajes se personalicen solos.
Paso 5 — Establece reglas de asignación de leads
Si trabajas en equipo, esto evita peleas internas y leads sin atender.
En CRM → Reglas de asignación [VERIFICAR ubicación exacta del menú], define cómo se reparten los leads que entran:
- Por zona del inmueble (lead de un piso en Ruzafa → comercial X).
- Por rotación (round-robin entre comerciales activos).
- Por portal de origen (los leads de Idealista van al senior, los de Fotocasa al junior).
Activa también la notificación push o por email para que el comercial sepa que tiene un lead nuevo sin abrir el CRM.
Paso 6 — Gestiona los leads día a día
Esta es la parte que María hace en 10 minutos cada mañana.
Abre el panel CRM → Mis leads filtrado por "sin contactar". Cada lead frío te cuesta dinero: la métrica que importa es tiempo de primera respuesta. Por debajo de 5 minutos multiplica las conversiones; por encima de una hora, las divide.
Para cada lead:
- Llama o envía la plantilla de primer contacto.
- Cambia la fase del embudo.
- Crea una tarea de seguimiento con fecha (no confíes en tu memoria).
- Añade una nota corta con lo relevante (presupuesto, urgencia, zona).
A final del día, filtra por "sin tarea pendiente" y revisa que ningún lead se queda colgado.
Paso 7 — Activa automatizaciones básicas
Cuando ya domines el flujo manual, automatiza lo repetitivo.
En Automatizaciones [VERIFICAR si está disponible en todos los planes], configura al menos:
- Respuesta inmediata al lead de portal con la plantilla de primer contacto (mientras el comercial llama).
- Recordatorio 24h antes de cada visita programada (al cliente y al comercial).
- Tarea automática de seguimiento 48h después de cada visita realizada.
- Email de reactivación a leads sin movimiento en 30 días.
Empieza con dos o tres. Si activas diez de golpe acabarás recibiendo quejas de clientes que reciben mensajes duplicados.
Errores frecuentes y cómo resolverlos
Los leads de los portales no llegan al CRM: suele ser un problema de credenciales caducadas o de que el portal cambió su API. Revisa Configuración → Portales y reconecta. Si sigue fallando, contacta con soporte de Witei — los portales rompen integraciones cada pocos meses.
Los comerciales no actualizan las fases del embudo: el problema casi nunca es la herramienta, es que tienes 15 fases. Reduce a 6-7 y revísalo en una reunión semanal de 15 minutos.
Las plantillas suenan a robot: no copies textos genéricos. Escribe como hablarías tú al teléfono y deja un par de campos personalizables manualmente (no todo dinámico).
Duplicados de inmuebles o contactos: Witei detecta duplicados pero no siempre los fusiona solo. Una vez al mes, ve a Contactos → Buscar duplicados y limpia.
Estás pagando funcionalidades que no usas: si después de un mes solo usas la parte de inmuebles y multidifusión, plantéate si necesitas el plan completo o si te basta uno más simple.
Próximos pasos
Una vez dominas el flujo básico:
- Compara Witei con su competencia directa para asegurarte de que estás en la herramienta correcta: Witei vs Inmovilla.
- Si te planteas cambiar, revisa nuestro análisis de Inmovilla CRM o el de Witei CRM completo.
- Para añadir IA al flujo (descripciones automáticas, fotos mejoradas, respuestas a leads), echa un vistazo a las mejores herramientas de IA para inmobiliarias.
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