La nota de encargo es el documento que formaliza el acuerdo entre un propietario y una agencia inmobiliaria para comercializar una propiedad. Sin ella, la agencia no tiene base legal para reclamar sus honorarios si la operación se complica. Esta guía explica qué debe incluir, los tipos que existen y cómo gestionar el proceso de firma.
¿Qué es una nota de encargo inmobiliaria?
La nota de encargo (también llamada contrato de intermediación o contrato de mandato inmobiliario) es el contrato por el que el propietario encomienda a la agencia la búsqueda de un comprador o inquilino a cambio de unos honorarios pactados.
No es un contrato de compraventa ni de arrendamiento — es el contrato previo entre propietario y agencia. Regula:
- Qué propiedad se encarga
- Por qué precio se encarga la venta o alquiler
- Cuánto cobran los honorarios de la agencia
- Cuánto tiempo dura el encargo
- Si es en exclusiva o no
¿Es obligatoria? Legalmente no existe obligación de firmar una nota de encargo por escrito. Pero sin documento firmado, la agencia entra en una zona de riesgo: si el propietario cierra la operación directamente o con otra agencia, puede negar el acuerdo verbal y no pagar la comisión. La nota de encargo es la protección básica de la agencia.
Tipos de nota de encargo
Encargo en exclusiva
El propietario encarga la comercialización únicamente a esa agencia. Ninguna otra puede publicitar ni gestionar visitas de la propiedad durante el periodo pactado.
Ventajas para la agencia:
- Justifica invertir tiempo y dinero en marketing de la propiedad
- Da seguridad de cobrar si la operación se cierra dentro del plazo
- Permite controlar mejor el proceso de venta
Ventajas para el propietario:
- Un único interlocutor, proceso más ordenado
- La agencia se implica más en propiedades en exclusiva
- El precio se gestiona de forma coherente (sin confusión entre diferentes precios en distintas agencias)
Duración típica: 3-6 meses, con posibilidad de prórroga.
Encargo no exclusivo (compartido)
El propietario puede encargar la venta a varias agencias simultáneamente. La que cierra la operación cobra la comisión.
Ventajas:
- Mayor exposición de la propiedad en el mercado
- El propietario no se "casa" con una sola agencia
Inconvenientes:
- Las agencias invierten menos en marketing porque el retorno es incierto
- Pueden aparecer inconsistencias de precio entre portales
- Si el propietario cierra directamente, puede haber conflicto sobre si alguna agencia tiene derecho a honorarios
Duración típica: menos estricta; a menudo sin plazo fijo.
Encargo en exclusiva compartida (MLS)
Variante que existe en zonas con redes MLS activas (Asociación Inmobiliaria, GIRA, etc.): la exclusiva se da a una agencia que la comparte con el resto de miembros de la red. Si otra agencia de la red aporta al comprador, los honorarios se reparten.
Qué debe incluir una nota de encargo
Un encargo bien redactado incluye:
Datos de las partes
- Nombre, DNI/NIE y domicilio del propietario (o propietarios, si son varios)
- Nombre, NIF y datos registrales de la agencia
- Nombre del agente responsable del encargo
Descripción de la propiedad
- Dirección completa
- Referencia catastral
- Tipo de bien (piso, local, solar, etc.)
- Superficie registral y útil
- Número de habitaciones, baños, garaje, trastero
Condiciones de comercialización
- Precio de venta o alquiler mensual pactado (el propietario puede fijar un precio mínimo por debajo del cual no acepta)
- Plazo de comercialización: fecha de inicio y fecha de vencimiento
- Exclusiva o no exclusiva (y, si es exclusiva, condiciones de renovación o resolución anticipada)
- Facultades de la agencia: si puede publicar fotos, colocar cartel, hacer open house, etc.
Honorarios de la agencia
- Porcentaje sobre el precio de venta (lo habitual en España: 3-5% + IVA) o importe fijo
- A cargo de quién: comprador, vendedor o ambos
- En qué momento se devengan: firma del contrato de arras, firma ante notario, etc.
- Qué ocurre si la operación no llega a formalizarse por causas imputables al propietario
Obligaciones de la agencia
- Qué acciones de marketing se compromete a realizar
- Con qué frecuencia informará al propietario del estado de las gestiones
- En qué portales publicará
Cláusula de exclusividad (si aplica)
- Prohibición expresa de que el propietario encargue la venta a terceros durante el plazo
- Consecuencias de incumplimiento (normalmente, obligación de pagar los honorarios igualmente)
Cláusula de protección post-encargo
Muy importante: si dentro de los X meses posteriores al vencimiento del encargo se cierra una operación con un comprador que fue presentado por la agencia durante el encargo, la agencia tiene derecho a sus honorarios. Sin esta cláusula, el propietario puede esperar a que venza el encargo para cerrar directamente con el mismo comprador.
Tratamiento de datos (RGPD)
Cláusula de protección de datos con consentimiento para usar los datos del propietario en la gestión del encargo. Obligatorio desde la entrada en vigor del RGPD.
Duración y renovación
El plazo habitual para una exclusiva es de 3-6 meses. Algunos puntos a tener en cuenta:
- Renovación automática: muchos contratos incluyen cláusula de renovación automática por períodos iguales si ninguna de las partes lo comunica por escrito con X días de antelación. Asegúrate de que el propietario lo entiende.
- Resolución anticipada: cómo puede el propietario salir del encargo antes de que venza (causas justificadas, preaviso, penalización si existe).
- Vencimiento sin operación: si el plazo vence sin haber cerrado operación, la agencia no cobra. El encargo puede renovarse o darse por concluido.
Cómo firmar la nota de encargo: opciones
Firma en papel
La forma tradicional. Dos copias firmadas a mano, una para cada parte. Riesgo: fácil pérdida, difícil trazabilidad.
Firma electrónica
Con herramientas como Signaturit, la nota de encargo se puede firmar con plena validez legal desde el móvil o el ordenador, en 5 minutos, sin que propietario y agente tengan que coincidir físicamente.
El proceso:
- Prepara el PDF de la nota de encargo con los datos rellenados
- Carga el documento en Signaturit
- Coloca los campos de firma
- Envía el enlace al propietario por email o WhatsApp
- El propietario firma en 2 minutos desde su móvil
- Recibes el PDF firmado con audit trail de trazabilidad legal
Para la firma electrónica de encargos inmobiliarios en España, la firma electrónica simple (la más básica) es suficiente y legalmente válida.
Errores frecuentes en notas de encargo
- Sin plazo definido: un encargo "indefinido" sin fecha de vencimiento da incertidumbre a ambas partes.
- Sin cláusula de protección post-encargo: el error que más comisiones cuesta a las agencias.
- Sin especificar a cargo de quién van los honorarios: en caso de disputa, la ambigüedad favorece al propietario.
- Sin detallar las acciones de marketing comprometidas: el propietario puede reclamar que la agencia "no hizo nada".
- Firmado solo por un copropietario cuando hay varios: si la propiedad está en copropiedad, todos los titulares deben firmar.
- Sin cláusula RGPD: técnicamente necesaria para el tratamiento de datos del propietario.
Preguntas frecuentes sobre la nota de encargo
¿Es obligatorio firmar una nota de encargo para captar un piso?
No es obligatorio por ley, pero es altamente recomendable. Sin documento firmado, la agencia no tiene base para reclamar honorarios si el propietario decide vender por su cuenta o con otra agencia. La nota de encargo protege a ambas partes.
¿Cuánto cobran las agencias de comisión en España?
Lo más habitual es entre el 3% y el 5% del precio de venta, más IVA. En el mercado de alquiler, es habitual cobrar una mensualidad al propietario, al inquilino, o ambos. No hay tarifa regulada — cada agencia fija sus honorarios.
¿Puedo romper un contrato de exclusiva?
Sí, si hay acuerdo entre las partes o si existe causa justificada (incumplimiento de las obligaciones de la agencia). Sin causa justificada, el propietario puede deber los honorarios igualmente. Las condiciones de resolución anticipada deben estar especificadas en el contrato.
¿La nota de encargo tiene que ir al notario?
No. La nota de encargo es un contrato privado y no requiere notarización. La firma electrónica simple (con Signaturit u equivalente) tiene la misma validez que la firma en papel para este tipo de documento.
Última revisión: julio 2026. Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal. Consulta con un abogado o asesor inmobiliario para casos específicos.